Documentsjablonen

Een documentsjabloon is een contract of formulier dat je één keer uploadt. TalentPulse vult de gegevens van de nieuwe medewerker in, laat het digitaal ondertekenen en bewaart de getekende versie in het dossier.

Je beheert ze in de app onder Instellingen → Documenten. Alleen superadmins zien dat scherm.

Hoe het werkt

Je maakt een PDF- of Word-bestand en typt een placeholder op elke plek waar een persoonlijk gegeven hoort.
Je uploadt dat bestand één keer als documentsjabloon. TalentPulse scant het en maakt van elke placeholder een echt invulveld.
Je voegt een onboardingstap voor ondertekening toe en koppelt daar het sjabloon aan. Stappen stel je per arbeidsvorm in, dus een zzp'er krijgt een ander contract dan een medewerker in loondienst.
Zodra een nieuwe medewerker bij die stap komt, maakt TalentPulse een persoonlijke kopie, vult alles in wat bekend is en vraagt om een handtekening.
Het getekende document komt in het dossier van de medewerker te staan.

Ondertekenen loopt via SignNow, onze partner voor digitale handtekeningen. Je medewerker heeft daar geen account voor nodig: hij tekent direct vanuit TalentPulse en komt daarna weer in de app terug.

Je document voorbereiden

Schrijf je contract of formulier zoals je gewend bent en typ een placeholder op elke plek waar een persoonlijk gegeven moet komen. Een placeholder is de naam van de waarde tussen dubbele accolades:

Opdrachtgever: {{tenant_name}}, gevestigd te {{tenant_city}}.
Medewerker: {{full_name}}, geboren op {{date_of_birth}},
wonende aan {{address}}, {{city_and_postal_code}}.

Deze overeenkomst gaat in op {{contract_start_date}}.

Getekend te {{signing_city}} op {{signing_date}}.

Handtekening medewerker: {{signature}}

Bij het uploaden wordt elke placeholder op precies die plek vervangen door een veld. Tekstvelden worden automatisch ingevuld; in het handtekeningveld tekent de medewerker.

Regels voor placeholders

Typ ze exact zoals in de lijst hieronder: kleine letters, geen spaties binnen de accolades.
Houd een placeholder op één regel en in één opmaak. Staat de helft vet, of hakt Word hem in tweeën, dan wordt hij niet herkend.
Gebruik gewone accolades. Autocorrectie die er iets anders van maakt, breekt de placeholder.
Het veld komt op de plek van de placeholder, dus geef het genoeg ruimte op de regel.
Je mag dezelfde placeholder zo vaak gebruiken als je wilt. Elke plek krijgt dezelfde waarde.
Alleen de placeholders hieronder worden herkend. Al het andere blijft letterlijk als tekst in het document staan.
Je document heeft minstens één {{signature}} nodig. Zonder die placeholder wordt de upload geweigerd, met de melding dat het document een handtekening-teksttag moet bevatten.

Beschikbare placeholders

De waarden komen uit de gegevens van de medewerker zelf en uit je organisatie-instellingen.

Placeholder	Wat er wordt ingevuld
`{{signature}}`	Het vak waar de medewerker zijn handtekening zet. Minstens één keer verplicht; meer mag.
`{{full_name}}`	Volledige naam van de medewerker.
`{{first_name}}`	Voornaam.
`{{last_name}}`	Achternaam.
`{{internal_id}}`	Het medewerkersnummer dat TalentPulse heeft toegekend.
`{{email}}`	E-mailadres.
`{{address}}`	Straat en huisnummer.
`{{postal_code}}`	Postcode.
`{{city}}`	Woonplaats.
`{{city_and_postal_code}}`	Woonplaats en postcode samen, op één regel.
`{{phone_number}}`	Telefoonnummer.
`{{date_of_birth}}`	Geboortedatum, als DD/MM/JJJJ.
`{{chamber_of_commerce_name}}`	Bedrijfsnaam zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Voor zzp'ers.
`{{chamber_of_commerce_number}}`	KvK-nummer. Voor zzp'ers.
`{{contract_start_date}}`	Eerste werkdag uit de gegevens van de medewerker, als DD/MM/JJJJ. Is die niet ingevuld, dan wordt de datum van vandaag gebruikt.
`{{signing_date}}`	De dag waarop het document klaargezet wordt om te tekenen, als DD/MM/JJJJ.
`{{signing_city}}`	De woonplaats van de medewerker, voor een regel als ‘Getekend te …’.
`{{tenant_name}}`	De naam van je organisatie.
`{{tenant_city}}`	De vestigingsplaats van je organisatie, uit je algemene instellingen.

Medewerkers vullen hun gegevens tijdens de onboarding in, dus de data staat er voordat het document wordt gemaakt. Is iets toch niet bekend, bijvoorbeeld een zzp'er zonder KvK-nummer, dan blijft dat veld leeg en kan de medewerker het zelf aanvullen voor het ondertekenen.

Het sjabloon uploaden

Ga naar Instellingen → Documenten en klik op Sjabloon toevoegen.
Kies een type. Samenwerkingsovereenkomst en Belastingformulier vullen alleen alvast een naam in, Eigen sjabloon begint leeg. De rest van het proces is hetzelfde.
Geef het sjabloon een naam die je later herkent: onder die naam kies je hem bij het inrichten van de onboarding.
Upload je bestand. PDF, DOC of DOCX, tot 10 MB.
Klik op Aanmaken. Uploaden en omzetten duurt een paar seconden.

Het sjabloon gebruiken in de onboarding

Een sjabloon doet op zichzelf niets. Het wordt actief zodra een onboardingstap ernaar verwijst.

Ga naar Instellingen → Onboardingstappen en kies de arbeidsvorm die je inricht.
Voeg een stap toe en kies Document ondertekenen.
Selecteer je documentsjabloon en sla op.
Sleep de stap op de juiste plek in de volgorde. Per arbeidsvorm zijn maximaal vijf stappen mogelijk.

Elke arbeidsvorm heeft zijn eigen stappen, dus een zzp'er kan een samenwerkingsovereenkomst tekenen terwijl iemand in loondienst iets anders krijgt. Een arbeidsvorm zonder ondertekenstap krijgt helemaal geen document.

Sjablonen wijzigen en verwijderen

Hernoemen: Je kunt een sjabloon altijd hernoemen. Dat verandert alleen het label, niet de documenten die er al zijn.
Nieuwe versie: Gebruik Vervangen in het bewerkscherm om een nieuw bestand te uploaden. Documenten die al klaargezet of getekend zijn, houden de versie waarmee ze gemaakt zijn; alleen medewerkers die daarna starten krijgen de nieuwe.
Verwijderen: Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Koppel de onboardingstap eerst aan een ander sjabloon, anders heeft die stap niets meer om klaar te zetten.

Problemen oplossen

De upload wordt geweigerd: Je document heeft geen handtekening-placeholder, of het bestand is groter dan 10 MB of geen PDF, DOC of DOCX.
Een placeholder staat als tekst in het getekende document: De naam is verkeerd gespeld, staat niet in de lijst hierboven, of de opmaak heeft hem in tweeën gehakt. Pas het bronbestand aan en upload het opnieuw via Vervangen.
Een veld is leeg gebleven: TalentPulse had er geen waarde voor. Controleer de gegevens van de medewerker, daar komt alles vandaan.
Er wordt geen document klaargezet voor een nieuwe medewerker: De onboardingstap voor die arbeidsvorm verwijst niet naar een sjabloon, of de medewerker is nog niet bij die stap.

Op zoek naar de e-mails en WhatsApp-berichten die TalentPulse naar sollicitanten stuurt? Bekijk Communicatiesjablonen.