Communicatiesjablonen
TalentPulse stuurt zelf berichten naar sollicitanten terwijl ze door je proces lopen: een uitnodiging zodra een gesprek is ingepland, een herinnering de dag ervoor, een berichtje na een no-show. In de communicatiesjablonen bepaal je wat er in die berichten staat.
Je beheert ze in de app onder Instellingen → Communicatiesjablonen. Alleen superadmins zien dat scherm.
E-mail en WhatsApp
Het scherm heeft een tabblad per kanaal. Beide gaan over dezelfde momenten, maar hebben hun eigen tekst: een WhatsApp-bericht is kort en kaal, een e-mail mag langer.
- E-mail: Heeft een onderwerpregel en staat opmaak toe. Een opgeslagen wijziging is meteen actief.
- WhatsApp: Alleen platte tekst, opmaak wordt bij het opslaan verwijderd. Vereist de Twilio-koppeling én goedkeuring van WhatsApp voordat er iets verstuurd wordt.
Talen: Met de keuzelijst rechtsboven wissel je tussen Nederlands en Engels, en je bewerkt één taal tegelijk: de Nederlandse tekst aanpassen laat de Engelse ongemoeid. TalentPulse verstuurt op dit moment alles in het Nederlands, dus de Engelse versie kun je alvast klaarzetten maar wordt nog niet verstuurd.
Waar een sjabloon uit bestaat
Een sjabloon is een reeks secties, die in het bericht onder elkaar komen te staan.
- Bewerkbare secties: De opening, de afsluiting en eventuele notities daartussen zijn van jou. Daar schrijf je je tekst.
- Systeemsecties: Afspraakgegevens en locatiegegevens stelt TalentPulse samen uit de echte afspraak: datum, tijd, adres. Die kun je niet bewerken; het grijze blok laat zien hoe ze eruit komen te zien.
- Onderwerp: E-mailsjablonen hebben bovenaan een onderwerpregel. WhatsApp heeft die niet.
Variabelen
Een variabele wordt bij verzending vervangen door echte gegevens. Klik in een sectie en gebruik de knoppen onder de editor om er een in te voegen.
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
{{applicant_name}} | Volledige naam van de sollicitant. |
{{company_name}} | De naam van je organisatie. |
{{appointment_date}} | Datum en tijd van de afspraak. |
{{location_name}} | Naam van de locatie van de afspraak. |
- Welke variabelen je kunt gebruiken hangt van het sjabloon af. Een bericht over geen reactie kent geen afspraak, dus heeft ook geen afspraakdatum.
- Alleen de variabelen die het sjabloon aanbiedt werken. Een sectie opslaan met iets anders wordt geweigerd.
Standaard en aangepast
Elk sjabloon begint met de standaardtekst die met TalentPulse meekomt.
- Standaard: Je hebt voor deze taal nog niets gewijzigd.
- Aangepast: Je hebt de tekst gewijzigd. Vanaf dat moment wordt jouw versie gebruikt.
- Sectie herstellen: Het ronde pijltje in de kop van een sectie zet die ene sectie terug op de standaardtekst.
- Sjabloon herstellen: Het menu op de kaart heeft Herstellen, waarmee alle secties en het onderwerp in één keer terug op standaard gaan.
- Per taal: Bewerken en herstellen gelden altijd voor de taal die rechtsboven geselecteerd staat.
Wanneer welk bericht verstuurd wordt
Op elke kaart staat bij welke sollicitantstatus het bericht hoort.
Herinneringen gaan alleen uit als herinneringen voor de afspraak aanstaan, en nooit op de dag dat de afspraak zelf is aangemaakt.
WhatsApp: goedkeuring
Alles hieronder geldt alleen voor het WhatsApp-tabblad. Bij e-mail speelt het niet.
WhatsApp loopt via Twilio. Zolang die koppeling niet actief is, laat het tabblad alleen een verwijzing naar Instellingen → Koppelingen zien.
WhatsApp staat bedrijven niet toe om een gesprek te openen met vrije tekst. Elk bericht dat je verstuurt moet eerst door WhatsApp zijn goedgekeurd. Daarom hebben WhatsApp-sjablonen een status, moet je ze indienen, en is een wijziging nooit meteen actief.
Statussen
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Concept | Nog niet ingediend, of gewijzigd sinds de laatste indiening. Deze versie ligt nog niet bij WhatsApp. |
| In behandeling | Ingediend en in afwachting van beoordeling door WhatsApp. |
| Goedgekeurd | Goedgekeurd door WhatsApp. Dit is de versie die verstuurd wordt. |
| Afgekeurd | WhatsApp heeft deze versie geweigerd. Op de kaart staat waarom. |
Van wijziging naar actief
- Pas het sjabloon aan en sla op. De status springt terug naar Concept: je wijziging is nog niet actief.
- Klik op Indienen voor goedkeuring. De status wordt In behandeling.
- Klik op Status controleren om het resultaat op te halen. De status werkt zichzelf niet bij.
- Goedgekeurd betekent dat jouw versie vanaf dat moment verstuurd wordt. Afgekeurd betekent: tekst aanpassen en opnieuw indienen.
Goedkeuring is meestal een kwestie van minuten, maar WhatsApp kan er tot een dag over doen.
Wat er verstuurd wordt terwijl je wacht
- Er is al een goedgekeurde versie: De laatst goedgekeurde versie blijft uitgaan totdat je wijziging is goedgekeurd. De kaart meldt dat dit gebeurt.
- Er is nog geen goedgekeurde versie: Dan wordt er voor dat moment helemaal niets verstuurd, en waarschuwt de kaart je daarvoor. Sollicitanten krijgen dit WhatsApp-bericht pas zodra het sjabloon een keer is goedgekeurd.
Afwijzingen
WhatsApp geeft één regel tekst als reden terug. TalentPulse vertaalt de redenen die het herkent naar iets waar je wat mee kunt, en zet de eigen tekst van WhatsApp eronder.
- Te veel variabelen: Het bericht heeft te veel variabelen voor de hoeveelheid vaste tekst. Voeg meer vaste tekst toe of gebruik minder variabelen.
- Begint of eindigt met een variabele: Een bericht mag niet met een variabele beginnen of eindigen. Zet er vaste tekst voor of achter.
- Iets anders: Dan zie je alleen de tekst van WhatsApp zelf. Herschrijf je bericht in die richting en dien het opnieuw in.
Schrijven voor WhatsApp
- Alleen platte tekst, opmaak wordt bij het opslaan verwijderd.
- Begin of eindig een bericht nooit met een variabele.
- Houd genoeg vaste tekst om je variabelen heen.
- Houd het kort. WhatsApp is geen e-mail.
- Elke wijziging moet opnieuw langs de goedkeuring, dus voer al je aanpassingen door voordat je indient.
Problemen oplossen
- Sollicitanten krijgen geen WhatsApp-berichten: Het sjabloon is nooit goedgekeurd, Twilio is niet gekoppeld, of de sollicitant heeft geen telefoonnummer in het systeem.
- Mijn wijziging staat niet in het bericht: Bij WhatsApp: dien het sjabloon opnieuw in en wacht op goedkeuring. Bij e-mail is een opgeslagen wijziging direct actief.
- De status blijft op In behandeling staan: Klik nogmaals op Status controleren. WhatsApp kan er tot een dag over doen.
- Het bericht is in de verkeerde taal: Berichten gaan in het Nederlands uit. Zet de keuzelijst rechtsboven op Nederlands en pas die versie aan.
Contracten en formulieren voor nieuwe medewerkers inrichten? Bekijk Documentsjablonen.